Chegou uma entrega de mercadorias. Três pedidos saíram. Quem é responsável por receber o material? Quem preparou e embalou a encomenda? Aprenda a ter controle de estoque com um passo a passo de 7 dicas e um guia para começar agora mesmo.
Uma atividade mais sensível para lojas, pequenas indústrias e empresas de comércio eletrônico. A gestão de inventário permite economizar tempo e dinheiro. A falta de controle nessa atividade pode provocar prejuízos com perdas de mercadorias, extravio e deterioração. Falta de processo e manuais de procedimentos atrapalham mais.
Uma vez iniciada a caminhada nessa direção, os resultados vão aparecer, em termos de corte de gastos com perdas e visão mais clara do giro de estoque, equilíbrio com o ritmo de vendas e rentabilidade da empresa. Começar não é difícil. Vamos lá?
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos em uma indústria ou comércio. O controle de estoque deve ser utilizado tanto para matéria-prima, mercadorias produzidas ou mercadorias vendidas. No registro de itens você precisa se preocupar com as classificações em diferentes critérios.
De informações básicas (como marca, tipo, cor, tamanho, opcionais, acessórios, variações), a dimensões e características físicas (para armazenar), passando preço de custo e de venda, volume acumulado, ciclo de vida (ou prazo de validade) e informações dos fornecedores, quando aplicável, entre outros itens.
Fiscalizar diz respeito a ações de controle para evitar perdas e extravio. A gestão de todas essas informações incorpora ainda a medição de indicadores, como giro de estoque, além de otimizar investimentos em mercadorias armazenadas, buscar o equilíbrio com o ritmo de vendas, projetar volume de vendas e de pedidos a fornecedores, definir velocidade de produção e renovação, além de entregar informação estratégica sobre o que está vendendo mais e o que tem menos procura.
7 passos para controlar seu estoque
Registrar e controlar tudo isso não é fácil, a gente sabe. A qualidade da gestão dessa parte da vida da empresa está ligada ao tipo de recurso que você usa. Lápis e caderno podem até funcionar para uma empresa pequena com poucos itens guardados. Com o tempo, você provavelmente vai precisar de planilhas e outros recursos para as diferentes partes dessa ação. Vamos falar de algumas delas.
1. Crie padrões e regras para organizar o estoque
O espaço onde você armazena as mercadorias precisa ser organizado e limpo. Estabeleça também normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de bens.
2. Defina processos e responsabilidades
Relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída, organização física, atualização de informações… As diferentes etapas e tarefas associadas à gestão e controle do estoque precisam estar definidas, com responsáveis por cada uma.
3. Desenhe o fluxo de entrada e saída
Construa um fluxograma ou apenas escreva o passo a passo de cada entrada e saída de mercadorias. Quanto mais clareza você tiver sobre responsabilidades, mais simples você consegue resolver problemas.
4. Controle com rigidez
Identifique tudo o que você tem armazenado, seguindo os padrões que definiu previamente. Garanta também controle sobre entradas e saídas, contando com os responsáveis por cada etapa.
5. Defina datas e períodos para compras
Selecione fornecedores de confiança e programe pedidos. Escolher parceiros comerciais é decisivo para reduzir riscos de ficar na mão. Bons fornecedores ainda permitem negociar prazos de pagamento. Antecipar pedidos por demandas previsíveis ajuda a conseguir condições melhores de negociação. Deixar para solicitar tudo na última hora dá margem para cobrança de preços mais salgados.
6. Defina volume mínimo e máximo para cada produto
Ter um item de determinado produto é muito ou pouco? E 100 itens? Isso depende de cada caso, da procura, dos fornecedores, de sazonalidades etc. Para calcular, considere a velocidade da rotatividade (giro de estoque), o preço pago e economia de escala em caso de pedidos de quantidades maiores, prazo de entrega de seu fornecedor e tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para seu cliente final. Você quer o equilíbrio, para não deixar de vender nem ficar com mercadoria parada.
7. Manter a operação e controle constantes
Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.
Um estoque envolve diversos etapas que merecem muita atenção. Um melhor gerenciamento do estoque em um negócio é recomendado contratar algum software para o controle de estoque.
Existem diversas ferramentas, o importante é a escolha do programa mais adequado para seu negócio, isto é, levando em conta o segmento e o tamanho da empresa e quais as necessidade específicas ao grau de informatização do ambiente.
